Veja como elaborar uma política de privacidade para sua promoção

De acordo com os princípios que orientam a nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as empresas devem manter rigoroso processo de controle e segurança das informações pessoais obtidas de seus clientes quando realizam uma campanha promocional. Iniciando pela coleta e atravessando todo o processo de armazenamento, utilização e descarte dos dados, a grande preocupação deve ser garantir o sigilo das informações sempre, preservando assim, a privacidade dos clientes. A política de privacidade era um documento optativo das empresas contudo, a LGPD a tornou obrigatória e agora as empresas procuram adequar-se na elaboração de políticas de privacidade que atendam à legislação.

Para iniciar a elaboração da política de privacidade, devemos entender que sua principal finalidade é garantir transparência ao processo de tratamento de dados pessoais informados pelos clientes que interagem com a empresa.

Diante deste objetivo, um documento com valor jurídico deve ser produzido para informar e esclarecer aos titulares dos dados de que forma suas informações serão processadas, em que meios serão veiculadas, para qual finalidade serão destinadas e quais os meios de prevenção e segurança estão sendo aplicados para proteger os dados de possíveis vazamentos e perdas. 

A própria LGPD indica em seu conteúdo 10 princípios que deverão ser respeitados no tratamento de dados pessoais de pessoas físicas. Eles devem servir como um guia para elaboração da política de privacidade, por exemplo, o princípio número 1 é finalidade, portanto, dedique um parágrafo específico detalhando de forma clara e objetiva para quais finalidades serão utilizados os dados e informações.

O item 4 do parágrafo sobre princípios é o “livre acesso”, desta forma na produção da política de privacidade, deve-se informar ao usuário que ele poderá exigir da empresa os dados registrados que lhe dizem respeito, da mesma forma que poderá solicitar sua alteração ou exclusão. O item 8 fala sobre “prevenção”, portanto é essencial que a política de privacidade assegure ao cliente que a base de dados sensíveis formada pela empresa por meio da coleta de dados da promoção não será vendida, cedida, transferida, alugada ou compartilhada com terceiros sem a devida autorização do cliente. Portanto, se forem observados todos os 10 princípios da LGPD a política de privacidade terá conteúdo suficiente para esclarecer os clientes sobre a utilização de seus dados em conformidade com a lei. 

O foco de qualquer empresa sempre é proporcionar a melhor experiência ao cliente, neste sentido, a política de privacidade precisa ser formulada de forma a destacar a credibilidade da empresa e não desestimular o futuro cliente.

Não se deve exigir ou armazenar informações desnecessárias à finalidade da promoção, é muito importante que o texto da política de privacidade não dê margem à interpretações dúbias ou que dificultem a compreensão dos usuários.

A clareza das informações precisa evidenciar que o documento é um benefício ao cliente potencial e não uma burocracia desnecessária. Desta forma, é necessário que o documento seja redigido considerando o modelo de negócio e a estratégia de marketing da empresa, por exemplo, a política de privacidade de uma companhia do ramo de tecnologia deve ter diferenças em relação às políticas de um banco de investimentos pois os dados dos clientes serão utilizados para finalidades distintas, o que deve ser comum aos dois, é a observância às normas e leis, como a LGPD.

Por fim, é especialmente requerido que a política de privacidade destaque os seguintes pontos:

• O prazo em que os dados ficarão armazenados e o destino deles quando a promoção terminar;
• como o cliente fornecerá seu consentimento, ou como ele o removerá se necessário;
• as regras para envio automáticos de mensagens via email ou sms particular dos usuários;
• como ocorrerá o compartilhamento de informações em redes sociais ou sites de terceiros. 

Como vimos, os incentivos que a LGPD fornece à segurança das interações comerciais entre empresas e clientes são muito positivos, contudo é necessário que a partir de agora, seja parte da cultura a utilização de uma política de privacidade clara e objetiva nas promoções comerciais.